Postingan
Makalah Manajemen Umum
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena dengan rahmat dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul Manajemen Umum. Tidak lupa saya ucapkan kepada dosen pembimbing dan teman-teman yang telah memberikan dukungan dalam menyelesaikan makalah ini. Makalah ini diajukan guna memenuhi tugas mata kuliah Pengantar Bisnis.
Penyusun menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini masih banyak terdapat kesalahan-kesalahan,baik dari segi pengetikan, maupun materi yang di sajikan oleh sebab itu, saran dan kritik dari semua pihak yang terkait sangat di harapkan.
Akhir kata semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca dan semua pihak yang memerlukannya.
Bogor, Desember 2010
P e n y u s u n
DAFTAR ISI
Kata Pengantar i
Daftar Isi ii
BAB I 1
Pendahuluan 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Permasalahan 1
1.3 Tujuan & Manfaat 2
BAB II 3
Pembahasan 3
2.1 Perencanaan (Planning) 3
2.2 Pengorganisasian (Organizating) 7
2.1 Pengarahan (Directing) 12
2.2 Pengkoorganisasian (Coordinating) 16
2.1 Pengawasan (Controling) 19
BAB III 22
Penutup 22
3.1 Kesimpulan 22
3.2 Saran 22
Daftar Pustaka 23
BAB. I
P E N D A H U L U A N
Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Sementara itu, Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal; dalam berbagai bidang seperti industri, pendidikan, kesehatan, bisnis, finansial dan sebagainya. Dengan kata lain efektif menyangkut tujuan dan efisien menyangkut cara dan lamanya suatu proses mencapai tujuan tersebut.
1.1 Latar Belakang
Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing), fungsi pengkoordinasian (coordinating) dan fungsi pengawasan (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.
Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Namun selain itu, beberapa ahli seperti Follet menganggap manajemen adalah sebuah seni. Hal ini disebabkan karena kepemimpinan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan sulit dipelajari.
1.2 Permasalahan
“siapa sajakah yang sebenarnya memakai manajemen “ apakah hanya digunakan di perusahaan saja atau apakah di pemerintahan saja. Manajemen diperlukan dalam segala bidang. Bentuk dan organisasi serta tipe kegiatan. Dimana orang-orang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.
1.3 Tujuan dan Manfaat
Tujuannya : Dalam perkuliahan Manajemen Umum khususnya dalam materi pembahasan fungsi manajemen bertujuan agar kita mengetahui dan memahami apa itu Manajemen Umum.
Manfaatnya :Dengan mengetahui dan fungsi manajemen secara umum dapat menambah pengetahuan dan mengimplementasikannya guna menciptakan sumber daya manusia yang handal dan berkualitas.
Isi makalah manajemen umum
BAB. II
P E M B A H A S A N
2.1 Perencanaan (Planning)
2.1.1. Definisi Perencanaan
Perencanaan (planning ) adalah fungsi dasar atau fungsi fundamental manajemen,karena organizing ,actualing dan controlling pun harus terlebih dahulu direncanakan .Perencanaan dihubungkan masalah “memilih “ artinya memilih tujuan dan cara terbaik dari beberapa alternatife yang ada.
Perencanaan merupakan kumpulan dari banyak keputusan .Planing adalah suatu proses untuk menentukan rencana(plan).Dengan kata lain,perencanaan diproses oleh perencana (planer) dan hasilna adalah rencana.
Adapun para ahli manajemen mendefinisikan perencanaan sebagai berikut.
George R.Tery mengatakan bahwa perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi mengenaai masa depan dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan – kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan .
Harold Koonzt dan Cyriil O’Donnel mendefinisikan perencanaan sebagai fungsi seorang manajer memilih tujuan – tujuan ,kebijakan – kebijakan ,prosedur – prosedur ,progam – program dari alternative yang ada.
Louise A.Allen mengartikan perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan .
Billy E.Gots mengatakan bahwa perencanaan adalah pilihan fundamental dan masalah perencanaan timbul jika terdapat alternatife- alternatife.
Dari berbagai definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perencanaan pekerjaan mental untuk memilih sasaran ,kebijakan ,prosedur ,dan program yang diperlukan untuk mencapai apa yang diinginkan pada maa yangakan datang .
Setiap rencana mempunyai tujuan yang hendak dicapai dan telah ditentukan sebelumnya.
Menurut T.Hani Handoko (1992:84-85) paling sedikit ada lima dasar pengklasifikasian rencana – rencana sebagai berikut.
1). Bidang fungsional ,mencakup rencana produksi ,pemasaran,keuangan dan personalia.Setiap faktor memerlukan perencanaan yang berbeda.
2). Tingakatan operasional termasuk keseluruhan organisasi atau satuan – satuan kerja organisasi .Teknik – teknik dan isi perencanaan berbeda untuk tingkatan yang bebeda pula.
3). Karakteristik – karakteristik (sifat) recana,meliputi faktor – fakor kompleksitas,fleksibilitas ,kompleksitas,fleksibilitas,keformalan ,kerahasiaan ,biaya,rasionalitas,kuantitatif dan kulaitatif.
4). Waktu menyangkut rencana jangka pendek,menengah dan jangka panjang.
5). Unsur – unsur rencana dalam wujud anggaran ,program,prosedur ,kebijakan dan sebagainya.
2.1.2. Empat Tahap Dasar Perencanaan
1). Menetapkan tugas dan tujuan
Tugas dapat diartikan sebagai apa yang harus dilakukan ,sedangkan tujuan merupakan suatu atau nilai yang akan diperoleh. Penetapan tujuan harus dirumuskan dengan jelas melalui penggambaran hasil – hasil yang hendak dicapai diwaktu yang akan datang.
Tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan penyaluran usaha – usaha dan kegiatan – kegiatan para anggota organisasi.Tujuan harus mengena pada apa yang “harus” dan “tidak harus “ dilakukan.Tujuan juga harus disosialisasikan dengan baik kepada seluruh anggota sebelum laksanakan.
2). Observasi dan analisa
Merumuskan keadaan saat ini dan yang akan datang .Menentukan faktor – faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul ,maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan langkah yang akan dilakukan .
3). Identifikasi segala hambatan/Mengadakan kemungkinan – kemungkinan
Yakni melakukan identifikasi dan pengadaan alternatife – alternatife untuk mengahadapi pelbagai kemungkinan yang akan terjadi.
4). Membuat sintesa
Sintesa yaitu alternatife yang akan dipilih dari kemungkinan – kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sintesa dari kemungkinan – kemungkinan tersebut.
2.1.3. Perencanaan strategic
Wu (1984) mendefinisikan perencanaan stretegik sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi,penerapan tujuan orgnanisasi dan penentuan organisasi – organisasi.Perencanaan strategi sebagai proses penentuan tujuan – tujuan dari organisasi dan strategi – strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.
Pada dasarnya perencanaan strategi meliputi :
1).Proses evaluasi lingkungan luar organisasi
2).Penetapan tujuan
3).Penentuan strategi
2.1.4.Unsur – Unsur Perencanaan
Harus di pahami bahwa perencanaan akan menghadapi faktor – faktor yang tidak pasti dan dapat berubah – ubah sehingga terhadap lingkungan tersebut sangat sulit untuk dilakukan.
Adapun unsur – unsur perencanaan adalah sebagai berikut.
1). Tujuan
2). Policy
3). Prosedur
4). Progress
5). Program
2.1.5. Fungsi Dan Manfaat Perencanaan
Fungsi dan manfaat perencanaan bersamaan dengan perkembangan dunia modern dalam berbagai bentuk organisasi yang ada sangat penting antara lain sebagai berikut.
1). Memuat garis – garis tujuan yang baik yang berjangka pendek,menengah maupun jangka panjang serta cara – cara apa saja yang akan dugunakan untuk mencapai tujuan tersebut.
2). Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua anggota organisasi.
3). Perencanaan merupakan proses yang terus menerus.
4). Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali
5). Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber – sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.
2.2.6. Fakor Waktu Perencanaan
Faktor waktu mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap perencanaan sumber – sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.
1). Waktu sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan yang efektif
2). Waktu sering diperlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variable – variable dan alternatife – alternatife ,karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3). Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
2.2 Pengorganisasian (Oraganizing)
2.2.1. Pengertian Organisasi
Organisai berasal dari bahsa yunani “organon” dan istilah latin “organum” yang berarti alat,bagian,anggota,atau badan.Adapun definsi organisasi menurut para ahli antara lain sebagai berikut.
James D.Mooney,mengatakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama .
Chester I.Barnard mengartikan organisasi sebagai suatu sistem dari pada aktifitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih .
Kedua definisi organisasi di atas memuat garis besar bahwa organisasi merupakan bentuk kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara sistematis untuk mencapai tujuan bersama.
Adapun ciri – cirri organisasi adalah sebagai berikut.
1). Adanya sekelompok orang – orang
2). Antar hubungan terjadi kerjasama yang harmonis,dan
3). kerjasama di dasarkan atas hak dan kewajiban atau tanggung jawab masing – masing orang untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
2.2.2. Misi dan Tujuan Organisasi
Misi merupakan maksud (khas) unik dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi lainya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal prodak dan pasar.
Tujuan adalah sesuatu yang akan dicapai pada masa yang akan datang.
Secara umum tujuan organisasi adalah sebagai berikut.
1). Mengatasi terbatasnya kemampuan ,kemauan dan sumber daya yang dimiliki guna mencapai tujuan secara efektif,efisien dan komprehensif .
2). Merupakan wadah memanfaatkan sumber daya dan teknologi bersama – sama untuk mengembangkan potensi dan spesialisasi yang dimilki seseorang dengan berbagai motif yakni,motif presatasi,motif uang ,motif kekuasaan dan motif penghargaan.
3). Organisasi sebagai pedoman kegiatan.Melalui penggambaran hasil – hasil akhir di waktu yangakan datang ,tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan penyaluran usaha – usaha dan kegiatan – kegiatan para anggota organisasi.
4). Sumber lgitimasi.Tujuan merupakan sumber legitimasi bagi suatu organisasi melalui pembenaran – pembenaran kegiatan – kegiatanya guna meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendaptkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan disekitarnya.
5). Standar pelaksanaan.Bila tujuan telah dinyatakan dengan jelas dan dipahami maka akan memberikan standar langsung bagi penlaian pelaksanaan kegiatan organisasi.
6). Dasar rasional pengorganisasian.Tujuan organisasi dan struktur organisasi berinteraksi dalam dalam kegiatan – kegiatanyang diperlukan untuk mencapai tujuan ,pola penggunaan sumber daya,implementasi berbagai unsur perancangan organisasi yang meliputi pola komunikasi,mekanisme,pengawasan,departementalisasi dan sebagainya.
2.2.3. Tipe – Tipe Tujuan
Ada lima tipe tujuan menurut sudut pandang komprehensif dan kepentingan ,yaitu:
1). Tujuan kemasyarakatan (societal goal).Katagori ini berkenaan dengan kelas- kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan – kebutuhan masyarakat.
2). Tujuan keluaran(output goal).Berkenaan dengan jenis – jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi – fungsi komponen ,misalnya barang konsumen,jasa bisnis,pendidikan dan lain lain
3). Tujuan system (system goal) yakni pernyataan atau cara pelaksanaan fungsi organisasi ,atau tidak tergantung pada barang atau jasa yang diproduksi atau tujuan yang diambil.
4). Tujuan produk(product goal) aatau lebih jelasnya tujuan karakterisktik produk.Contohnya penekanan pada barang atau jasa yang diproduksi .
5). Tujuan turunan (derived goal) yaitu tujuan digunakan organisasi unutk meletakan kekuasaan dalam pencapaian tujuan – tujuan lain.Misalnya,maksud politik,kebijakan investasi dan lain – lain.
2.2.4. Proses Penetapan Tujuan
Proses penetaoan tujuan merupakan usaha untuk menciptakan tujuan dan nilai – nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organsasi .Ada unsur- unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan suatu organisasi untuk menciptakan nilai – nilai tersebut adalah sebagai berikut:
1). Bahwa barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat bermanfaat paling sedikit sama dengan harganya.
2). Bahwa barang atau jasa dapat memuaskan konsumen atau pelanggan.
3). Bahwa teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing.
4). Bahwa dengan kerja keras dan dukungan dari seluruh sumber daya organisasi dapat beroperasi dengan lebih baik dari sekadar menjaga kelangsungan hidup ,yaitu pertumbuhan dan juga untuk dapat menghasilkan laba atau keuntungan .
5). Bahwa pelayanaan manajemen akan memberikan public image yang menguntungkan.
6). Perusahaan mempunyai konsep diri yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada karyawan dan para pemegang saham organisasi.
2.2.5. Bidang – Bidang Tujuan
Peter Darker mengidentifikasikan secara terperinci delapan bidang pokok dimana perusahaan harus menetapkan tujuan .Bidang – bidang tujuan itu antara lain adalah sebagai berikut.
1). Posisi pasar.Bagian pasar yan paling baik dapat ditentukan amalui analisa langganan dan produk atau jasa , segmen pasar atau kelompok yang akan memebeli produk dan jasa serta saluran distrbusi
2). Produktifitas.Prduktifitas atai efisiensi adalah rasio antara masukan dengan keluaran organisasi.
3). Sumber daya phisik dan keuangan ,tujuan yang harus di tetapkan dengan memperhatikan mesin dan peralatan penyediaan bahan baku.
4). Profitabilitas.Tujuan laba penting untuk mencapai tujan – tujuan lain menyangkut,penelitian dan pengembangan yang dibutuhkan untuk inovasi ,kekuatan keuangan untuk mengganti mesin dan peralatan ,dan pengupahan yang dbutuhkan untuk menarik personalia.
5). Inovasi.Ada kebutuhan terus menerus akan produk atau jasa baru dan inovatif ,walaupun sesuatu yang baru selalu mengandung resiko ,tetapi juga mempunyai kemungkinan hasil yang tinggi.
6). Prestasi dan pengembangan manajer.Organisasi perlu mempertimbangkan kualitas pelaksanaan manajemen dan untuk menjamin pengembangan pada manajer dari berbagai tingkatan .
7). Prestasi dan sikap karyawan Karyawan operatif melaksanakan sebagian besar pekerjaan normal dan rutin disetiap organisasi.
8). Tanggung jawab sosial dan publik.Tujuan – tujuan ini ditetapkan perusahaan untuk menengani boikot public ,kegiatan hokum ,kegiatan pemerintah dan kelompok – kelompok yang berkepentingan .
2.2.6. Manajemen By Objectif
Manajemen by objective atau sering disingkat MBO adalah manajemen dengan sistem pelaksanaanya menitik beratkan spesifikasi sasaran dan penetapan kualitas hasil (output) yang harus dicapai.
Sepertihalnya proses manajemen yang lain,seperti manajemen berdasarkan sasaran,menejemen berdasaran hasil,manajemen by objective(MBO) juga memilki proses yang sama dengan manajemen yang lain .Hanya penamaanya saja yang berbeda.Aktualisanya adalah proses partisipasif seluruh manajemen dengan alat ukur hasil.
MBO mengembangkan hubungan antar fungsi perencanaan,pengawasan.MBO,sebagai pelaksananya.Jadi,MBO dapat diartikan sebagai kegiatan penetapan tujuan – tujuan umum oleh para manejer dan bawahan yang bekerja sama ,menentukan tanggungjawab utama setiap individu yang dirumuskan secara jelas dalam bentuk hasil – hasil yang dapat diukur yang diharapkan ,dan penggunaan ukuran tersebut sebagai pedoman pengoperasian satuan kerja serta penilaian sumbangan masing – masing anggota.
Adapun urutan langkah – langkah yang diambil dalam pelaksanaan sistem ini adalah sebagai berikut:
1).Jumlah hasil yang dicapai
2).metode yang dipakai
3).waktu pelaksanaan dan waktu berakhirnya suatu pekerjaan
4).fasilitas,dana,sarana,dan wewenang
5).personel pelaksanaan dan pembagian tugas
6).penilaian dari apa yang dicapai
MBO memilki kelebihan dan kekurangan. Kelebihan MBO antara lain sebagai berikut.
a.Program MBO yang efektif menjadikan manajer dan jajaranya pada tiap tingkatan memiliki komitmen pada program terhadap pencapaian tujuan – tujuan pribadi,organisasi serta peoses MBO itu sendiri.
b.Komunikasi efektif penetapan tujuan dari manajemen tingkat atas pada manajemen yang ada di bawahnya.
c.MBO yang efektif mejadikan setiap manajer dan bawahanya merumuskan tanggung jawab dan tujuan jabatan mereka secara jelas.Maksud dari penetapan tujuan pada setiap tingkatan adalah untuk membantu karyawan memahami secara jelas apa yang diharapkan dapat tercapai .Tujuan setiap individu harus dikonsultasikan antara individu dan atasnya.
Sedangkan kekurangan atau kelemahan MBO adalah sebagi berikut.
Partisipasi yang tidak terkontrol .Derajat partisipasi bawahan dalam penetapan tujuan dapat sangat berfariasi.Pada satu sisi ekstrim bawahan mungkin berpaartisipasinya hanya dengan kehadiranya ketika ditetapkan tujuan oleh manajemen.Pada sisi ekstrim lain bawahan akan bebas untuk menetapkan tujuan mereka sendiri dan metode pencapaianya.
Manajer akan menghadapi pelbagai macam program penetapan tujuan dalam organisasi,maka manajer perlu memperhatikan unsur – unsur yang diperlukan bagi efektivitas MBO,antara lain sebagai berikut.
a.Mendidik dan melatih manajer.Agar MBO sukses,manajer harus memahami dan mempunyai kemampuan yang sesuai.Mereka harus dididik tentang prosedur dan kebaikan – kebaikan sistem serta ketrampilan – ketrampilan yang diperlukan.
b.Merumuskan tujuan secara jelas.Manajer dan bawahan harus dipuaskan bahwa tujuan adalah realistik dan mudah dipahami,serta akan digunakan untuk mengevaluasi prestasi.
c.Menunjukan komitmen manajemen puncak secara kontinyu.Manajemen puncak harus melakukan usaha – usaha bersama untuk menjaga sistem tetap hidup dan berfungsi sepenuhnya.
d.Membuat umpan balik efektif.Penetapan tujuan bukan merupakan suatu insentif atau formula yang memadai,peninjauan kembali secara umum dan umpan balik atas hasil – hasil tetap perlu.
e.Mendorong partisipasi dan kepercayaan pada seluruh tingkatan manajemen.Manajer harus bersedia melepaskan pelbagai pengawasan langsung terhadap bawahan dan mendorong bawahan untuk mengambil peranan lebih aktif dalam perumusan dan pencapaian tujuan mereka sendiri.
2.3 Pengarahan (Directing)
2.3.1 Prinsip-prinsip Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:
1). Prinsip mengarah pada tujuan
Tujuan pokok dari pengarahan nampak dari prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri, artinya dalam melaksanakan fungsi pengrahan perlau mendapatkan dukungan/bantuan dari faktor-faktor lain seperti : perencanaan, struktur organisasi. Tenaga kerja yagn cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.
2). Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhanya yagn mungkin tidak sama persis dengan tujuan perusahaan. Mereka menghendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang tidak terlalu besar ; dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan tujuan perusahaan.
3). Prinsip kesatuan komando
Prinsip komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggungjawab para bawahan. Bilamana bwahan hanya memiliki satu jalur di dalam melaporkan segala kegiatannya, dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, sera makin besar ras tanggungjawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.
2.3.2 Cara-cara Pengarahan
1). Orientasi
Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberiakn informasi supaya kegiatn dapat dilakukan dengan baik. Biasanya orienatasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengertian dengan berbagai masalah yang dihadapinya.
2). Perintah
Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada kedaaan tertentu. Adapun perintah yang diberikan kepada bawahanya dapat berupa:
a.Perintah umum dan khusus
b.Printah lisan dan tertulis
c.perintah formal dan non formal
3). Delegasi wewenang
1. Pengertian Delegasi Wewenang
Delegasi adalah pelimpahan dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melakukan tugas tertentu. Jadi delegasi wewenang adalah Proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya.
Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan yaitu :
a) Pendelegasi menetapkan dan memberitahukan tujuan dan tugas kepada bawahannya.
b) Pendelegasi melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas.
c) Penerimaan delegasi, baik implicit atau eksplisit menimbulkan kewajiban atau tanggungjawab.
d) Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.
2. Alasan-Alasan Pendelegasian
a) Agar organisasi berfungsi lebih efisien
b) Manajer dapat memusatkan tenaganya kepada tugas-tugas prioritas yang lebih penting.
c) Bawahan dapat tumbuh, berkembang dan sebagai alat untuk belajar dari kesalahan.
3. Pedoman Klasik untuk Delegasi Efektif
Prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi efektif adalah:
1. Prinsip scalar
Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang mengubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan kepada organisasi untuk mengetahui:
a. Kepada siapa dia dapat mendelegasikan
b. Siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya
c. Kepada siapa dia bertanggung jawab
Dalam proses penyusunan garis otoritas diperlukan kelengkapan pendelegasian wewenang, yaitu semua tugas yang piperlukan dibagi habis. Hal ini digunakan untuk menghindari:
a) Gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak ada penanggung jawabnya
b) Overlaps, yaitu tanggungjawab yang sama diberikan kepada lebih dari satu orang.
c) Splits, yaitu tanggungjawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu-satuan organisasi.
2. Prinsip kesatuan perintah (unity of command)
Menyatakan setiap orang dalam setiap organisasi harus melapor kepada satu atasan. Melapor pada lebih pada satu atasan akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa dia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertangung jawab kepada lebih dari satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang jelek denga alas an banyaknya tugas dari atasan lain.
a) Tangung jawab, wewenang dan akuntabilitas
Prinsip-prinsip ini menyatakan bahwa:
Dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien.
Masing-masing orang dalam organisasi melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya secara efektif.
Akuntabilitas penerima tanggung jawab dan wewenang
4. Manfaat pendelegasian wewenang, yaitu:
a) Manajer mempunyai banyak kesempatan mencari dan menerima peningkatan tanggung jawab dari tingkatan manajer yang tinggi.
b) Memberikan kepuutsan yang lebih baik.
c) Pelimpahan yang efektif mempercepat pembuatan keputusan.
d) Melatih bawahan memikul tanggung jawab, melakukan penilaian dan meningkatkan keyakinan diri serta kejadian yang berinisiatif.
5. Hambatan terhadap pendelegasian yang efektif, yaitu:
a) Keengganan mendelegasikan wewenang.
b) Bawahan kurang percaya diri dan merasa tertekan jika dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar.
6. Syarat untuk delegasi yang efektif :
Kesediaan manajer untuk memberikan kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang dilimpahkan.
Komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan.
Meningkatkan kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derjat pelimpahan dalam suatu jangka waktu tertentu.
Bila tidak ada kemajuan dalam jangka waktu yang telah direncanakan, maka beberapa hambatan dalam hubungan antara atasan dan bawahan mungkin sudah bisa ditemukan (misalnya latihan yang tidak cukup, tidak adanya kepercayaan antara satu sama lain, komunikasi yang buruk).
Louis allen mengemukakan tentang teknik untuk membantu manajer dalam melakukan delegasi dengan efektif:
1. Tetapkan tujuan
Bawahan harus diberitahu maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada mereka.
2. Tegaskan tanggung jawab dan wewenang
Bawahan harus diberi informasi dengan jelas tentang apa yang harus mereka pertanggungjawabkan dan bagian dari sumber daya – sumber daya organisasi mana yang ditempatkan di bawah wewenangnya.
3. Berikan motivasi kepada bawahan
Manager dapat mendorong bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitive.
4. Meminta penyelesaian kerja
Manager memberikan pedoman, bantuan dan informasi kepada bawahan sedangkan bawahana harus melaksanakan pekerjaan sesungguhnya yang telah didelegasikan.
5. Berikan latihan
Manager perlu mengarahkan bawahan untuk mengembangkan pelaksanaan kerjanya.
6. Adakan pengawasan yang memadai
Sistem pengawasan yang terpercaya (seperti laporan mingguan) dibuat agar manager tidak perlu menghabiskan dengan memeriksa pekerjaan bawahan terus menerus.
2.3.3. Komunikasi
American Training Director memberiakn definisi komunikasi sebagai pertukanran fikiran atau informasi supaya terdapat saling pengertian serta hubungan antara manusia-manusia secara serasi. Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan sarana-sarana seperti telepon, telegram, telex, radio, televisi, surat kabar, majalah dan sejenisnya: atau dapat pula dengan memakai merk, label, catalog dan sebagainya. Dengan menggunakan komunikasi seperti ini diharapkan komunikasi dapat lebih efektif dan efisien. Untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatikan beberapa prinsio berikut :
1). Komunikasi harus jelas
2). Prinsip integritas
3). Prinsip penggunaan organisasi informal
2.3.4 Motivasi
Selain metode, factor manusianya sangat menentukan, Biarpun metode yang dipakai kurang sempurna, tetapi jika masing-masing individu mempunyai keinginan yang besar untuk bekerja dengan baik, maka kemungkinan mencapai sukses akan semakin besar. Ini tidak berarti bahwa motivasi dapat menjadikan kedudukan dari perencanaan, pengotganisasian, pengawasa; keduanya saling mengisi. Jadi dalam memberikan motivasi, menejer berkewajiban mempengaruhi tugas-tugas yang selaras dengan organisasi. Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu :
1). Motivasi positif
2). Motivasi negative
2.4 Pengkoordinasian (Coordinating)
2.4.1. Pengertian Koordinasi
Koordinasi berasal dari kata bahasa Inggris coordination yang berarti being co-ordinate, yaitu adanya koordinat yang bersamaan dari dua garis dalam bidang datar, yang dapat diartikan bahwa dua garis yang berpotongan pada koordinat tertentu. Di dalam administrasi, koordinasi bersangkutpaut dengan penyerasian serta penyatuan tindakan dari sekelompok orang (William H. Newman).
Koordinasi adalah penyerasian yang teratur usaha-usaha untuk menyiapkan jumlah yang cocok menurut mestinya, waktu dan pengarahan pelaksanaan hingga menghasilkan tindakan-tindakan harmonis dan terpadu menuju sasaran yang telah ditentukan. (george R. Terry).
Koordinasi adalah proses pemaduan sasaran dan kegiatan dari unit-unit kerja yang terpisah untuk dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif. (James AF Stoner).
Koordinasi adalah bekerja bersama seerat-eratnya dibawah seorang pemimpin. (Penjelasan UUD).
2.4.2. Kebutuhan akan koordinasi
Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan antar satuan-satuan pelaksana. Bila tugas tersebut memerlukan aliran informasi antar satuan, derajat komunikasi adalah yang paling baik. Derajat koordinasi yang tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan serta lingkungan yang selalu berubah. Begitu juga organisasi yang memiliki tujuan yang tinggi, akan memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi pula.
Untuk mencapai koordinasi yang efektif perlu adanya peningkatan spesialisasi.Semakin besar tingkat spesialisasi, akan semakin sulit bagi para manajer untuk melakukan koordinasi. Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch telah mengemukakan empat tipe pebedaan dalam sikap dan cara kerja diantara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi yang mempersulit tugas pengkoordinasian bagian-bagian organisasi secara efektif yaitu:
1).Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
2).Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah waktu jangka panjang.
3).Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
4).Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
2.4.3. Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, akan semakin membutuhkan informasi.
Ada tiga pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif yaitu :
Teknik-teknik manajemen dasar Meningkatkan koordinasi potensial Mengurangi kebutuhan akan koordinasi
Aturan dan prosedur
Hirarki menjerial
Penetapan tujuan dan rencana Investasi dalam system informasi
Membangun hubungan-hubungan kesamping Menciptakan sumber daya tambahan
Menciptakan tugas-tugas yang berdiri sendiri
Tabel. Tiga pendekatan untuk koordinasi yang efektif
Mekanisme pengkoordinasian dasar
Mekanisme-mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi adalah komponen-komponen vital manajemen yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut.
1). Hirarki manajerial. Ini menyangkut rantai perintah, aliran informasi dan kerja, hubungan tanggung jawab yang jelas dapat menumbuhkan ingritas bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2). Aturan dan prosedur. Aturan-aturan dan prosedur-prosedur adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, seingga dapat juga dijadikan sebagai alat yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan.
3). Rencana dan penetapan tujuan. Pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadapat sasaran yang ingin dicapai.
2.4.4. Meningkatkan Koordinasi Potensial
Koordinasi potensial dibagi mennjadi dua cara yakni secara Vertikal dan Horizontal
.
System informasi Vertikal,merupakan perlatan dimana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi.
Hubungan-hubungan literal (Horizontal),merupakan pembuatan keputusan pada hirakari dimana informasi yang dibutuhkan berada. Ada beberapa hubungan literal antara lain sebagai berikut :
Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.Peranan pernghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.Pantia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.Pengintegrasian peranan-peranan, bila suatu produk atau jasa memerlukan perhatian khusus dan terus menerus, maka seorang manajer hendaknya mengintegrasikannya.Peranan penghubung manajerial, hal ini diperlukan bila pengintegrasian yang dilakukan tidak efektif mengkoordinasikan tugas tertentu.
2.5 Pengawasan (Controling)
2.5.1. Pengertian Pengawasan
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.
2.5.2. Bentuk-bentuk Pengawasan
1). Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2). Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3). Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
2.5.3. Tahap Proses Pengawasan
1). Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu
2). Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat
3). Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4). Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5). Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
2.5.4. Perancangan Proses Pengawasan
William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu :
1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan :
a. pengukuran input
b. hasil pada tahap awal
c. gejala yang dihadapi
d. kondisi perubahan yang diasumsikan
3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti.
2.5.5. Management By Exception (MBE)
MBE atau prinsip pengecualian, dengan titik perhatian pada pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan karyawan atau manajemen tingkat rendah untuk membuat variasinya. Ini digunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis dan rutin.
2.5.6. Manajemen Informasi System (MIS)
Ini memainkan peranan penting dalam pengawasan dan perencanaan yang efektif. Pengertian MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membuat proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
Tahap perancangan dari MIS yaitu :
1. survai pendahuluan dan perumusan masalah
2. desain konsepsual
3. desain terperinci
4. implementasi akhir
Agar MIS berjalan efektif maka harus memenuhi lima kriteria, yaitu :
1. Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem
3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
4. Adanya pengujian pendahuluan
5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai sistem.
Kriteria utama MIS efektif yaitu :
1. Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
2. Tepat waktu dalam pemakaiannya
3. Menekan biaya secara efektif
4. Sistem yang digunakan harus tepat dan akurat
5. Dapat diterima oleh yang bersangkutan
BAB. III
P E N U T U P
3.1 K e s i m p u l a n
Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (5) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing), pengkoordinasian (coordinating), dan fungsi pengawasan (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.
3.2 S a r a n
Penyusunan makalah ini dapat dianggap cukup,namun masih diperlukan tambahan perbaikan – perbaikan untuk menghasilkan makalah yang lebih baik lagi dan lengkap.
Adapun saran dari penyusun adalah perlu adanya perbaikan – perbaikan tambahan dari pembaca untuk kesempurnaan dalam pembuatan makalah ini,selain itu pula hendaknya pembaca perlu mengetahui manajemen serta mengimplementasikannya di setiap organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Abdullrachman,Arifin. Kerangka Pokok –Pokok Manajemen Umum,Jakarta : PT Ichtiar Baru Van Hoeve, 1979.
Allen, Louis. Management and Organisation. McGraw : New York, 1958
Etzioni, Amitai. A Comparative Analysis of Complex Organization. Free Fress : New York, 1961.
Handoko, T Hani. Manajemen Edisi II. BPFE : Yogyakarta, 2009.
Hasibuan, Malayu S P. Manajemen (Dasar,Pengertian dan Masalah) Jakarta :Bumi
Aksara, 2001.
Swastha, Basu dkk. Pengantar Bisnis Modern. Yogyakarta: Liberty, tth.
Terry R,George dan Rue, W Leslie. (Dasar – Dasar Manajemen Jakarta : Bumi Aksara, 2005.
By: Gugum Gumbira
Langganan:
Posting Komentar (Atom)
Selasa, 28 Desember 2010
Makalah Manajemen Umum
Makalah Manajemen Umum
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena dengan rahmat dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul Manajemen Umum. Tidak lupa saya ucapkan kepada dosen pembimbing dan teman-teman yang telah memberikan dukungan dalam menyelesaikan makalah ini. Makalah ini diajukan guna memenuhi tugas mata kuliah Pengantar Bisnis.
Penyusun menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini masih banyak terdapat kesalahan-kesalahan,baik dari segi pengetikan, maupun materi yang di sajikan oleh sebab itu, saran dan kritik dari semua pihak yang terkait sangat di harapkan.
Akhir kata semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca dan semua pihak yang memerlukannya.
Bogor, Desember 2010
P e n y u s u n
DAFTAR ISI
Kata Pengantar i
Daftar Isi ii
BAB I 1
Pendahuluan 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Permasalahan 1
1.3 Tujuan & Manfaat 2
BAB II 3
Pembahasan 3
2.1 Perencanaan (Planning) 3
2.2 Pengorganisasian (Organizating) 7
2.1 Pengarahan (Directing) 12
2.2 Pengkoorganisasian (Coordinating) 16
2.1 Pengawasan (Controling) 19
BAB III 22
Penutup 22
3.1 Kesimpulan 22
3.2 Saran 22
Daftar Pustaka 23
BAB. I
P E N D A H U L U A N
Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Sementara itu, Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal; dalam berbagai bidang seperti industri, pendidikan, kesehatan, bisnis, finansial dan sebagainya. Dengan kata lain efektif menyangkut tujuan dan efisien menyangkut cara dan lamanya suatu proses mencapai tujuan tersebut.
1.1 Latar Belakang
Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing), fungsi pengkoordinasian (coordinating) dan fungsi pengawasan (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.
Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Namun selain itu, beberapa ahli seperti Follet menganggap manajemen adalah sebuah seni. Hal ini disebabkan karena kepemimpinan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan sulit dipelajari.
1.2 Permasalahan
“siapa sajakah yang sebenarnya memakai manajemen “ apakah hanya digunakan di perusahaan saja atau apakah di pemerintahan saja. Manajemen diperlukan dalam segala bidang. Bentuk dan organisasi serta tipe kegiatan. Dimana orang-orang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.
1.3 Tujuan dan Manfaat
Tujuannya : Dalam perkuliahan Manajemen Umum khususnya dalam materi pembahasan fungsi manajemen bertujuan agar kita mengetahui dan memahami apa itu Manajemen Umum.
Manfaatnya :Dengan mengetahui dan fungsi manajemen secara umum dapat menambah pengetahuan dan mengimplementasikannya guna menciptakan sumber daya manusia yang handal dan berkualitas.
Isi makalah manajemen umum
BAB. II
P E M B A H A S A N
2.1 Perencanaan (Planning)
2.1.1. Definisi Perencanaan
Perencanaan (planning ) adalah fungsi dasar atau fungsi fundamental manajemen,karena organizing ,actualing dan controlling pun harus terlebih dahulu direncanakan .Perencanaan dihubungkan masalah “memilih “ artinya memilih tujuan dan cara terbaik dari beberapa alternatife yang ada.
Perencanaan merupakan kumpulan dari banyak keputusan .Planing adalah suatu proses untuk menentukan rencana(plan).Dengan kata lain,perencanaan diproses oleh perencana (planer) dan hasilna adalah rencana.
Adapun para ahli manajemen mendefinisikan perencanaan sebagai berikut.
George R.Tery mengatakan bahwa perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi mengenaai masa depan dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan – kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan .
Harold Koonzt dan Cyriil O’Donnel mendefinisikan perencanaan sebagai fungsi seorang manajer memilih tujuan – tujuan ,kebijakan – kebijakan ,prosedur – prosedur ,progam – program dari alternative yang ada.
Louise A.Allen mengartikan perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan .
Billy E.Gots mengatakan bahwa perencanaan adalah pilihan fundamental dan masalah perencanaan timbul jika terdapat alternatife- alternatife.
Dari berbagai definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perencanaan pekerjaan mental untuk memilih sasaran ,kebijakan ,prosedur ,dan program yang diperlukan untuk mencapai apa yang diinginkan pada maa yangakan datang .
Setiap rencana mempunyai tujuan yang hendak dicapai dan telah ditentukan sebelumnya.
Menurut T.Hani Handoko (1992:84-85) paling sedikit ada lima dasar pengklasifikasian rencana – rencana sebagai berikut.
1). Bidang fungsional ,mencakup rencana produksi ,pemasaran,keuangan dan personalia.Setiap faktor memerlukan perencanaan yang berbeda.
2). Tingakatan operasional termasuk keseluruhan organisasi atau satuan – satuan kerja organisasi .Teknik – teknik dan isi perencanaan berbeda untuk tingkatan yang bebeda pula.
3). Karakteristik – karakteristik (sifat) recana,meliputi faktor – fakor kompleksitas,fleksibilitas ,kompleksitas,fleksibilitas,keformalan ,kerahasiaan ,biaya,rasionalitas,kuantitatif dan kulaitatif.
4). Waktu menyangkut rencana jangka pendek,menengah dan jangka panjang.
5). Unsur – unsur rencana dalam wujud anggaran ,program,prosedur ,kebijakan dan sebagainya.
2.1.2. Empat Tahap Dasar Perencanaan
1). Menetapkan tugas dan tujuan
Tugas dapat diartikan sebagai apa yang harus dilakukan ,sedangkan tujuan merupakan suatu atau nilai yang akan diperoleh. Penetapan tujuan harus dirumuskan dengan jelas melalui penggambaran hasil – hasil yang hendak dicapai diwaktu yang akan datang.
Tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan penyaluran usaha – usaha dan kegiatan – kegiatan para anggota organisasi.Tujuan harus mengena pada apa yang “harus” dan “tidak harus “ dilakukan.Tujuan juga harus disosialisasikan dengan baik kepada seluruh anggota sebelum laksanakan.
2). Observasi dan analisa
Merumuskan keadaan saat ini dan yang akan datang .Menentukan faktor – faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul ,maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan langkah yang akan dilakukan .
3). Identifikasi segala hambatan/Mengadakan kemungkinan – kemungkinan
Yakni melakukan identifikasi dan pengadaan alternatife – alternatife untuk mengahadapi pelbagai kemungkinan yang akan terjadi.
4). Membuat sintesa
Sintesa yaitu alternatife yang akan dipilih dari kemungkinan – kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sintesa dari kemungkinan – kemungkinan tersebut.
2.1.3. Perencanaan strategic
Wu (1984) mendefinisikan perencanaan stretegik sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi,penerapan tujuan orgnanisasi dan penentuan organisasi – organisasi.Perencanaan strategi sebagai proses penentuan tujuan – tujuan dari organisasi dan strategi – strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.
Pada dasarnya perencanaan strategi meliputi :
1).Proses evaluasi lingkungan luar organisasi
2).Penetapan tujuan
3).Penentuan strategi
2.1.4.Unsur – Unsur Perencanaan
Harus di pahami bahwa perencanaan akan menghadapi faktor – faktor yang tidak pasti dan dapat berubah – ubah sehingga terhadap lingkungan tersebut sangat sulit untuk dilakukan.
Adapun unsur – unsur perencanaan adalah sebagai berikut.
1). Tujuan
2). Policy
3). Prosedur
4). Progress
5). Program
2.1.5. Fungsi Dan Manfaat Perencanaan
Fungsi dan manfaat perencanaan bersamaan dengan perkembangan dunia modern dalam berbagai bentuk organisasi yang ada sangat penting antara lain sebagai berikut.
1). Memuat garis – garis tujuan yang baik yang berjangka pendek,menengah maupun jangka panjang serta cara – cara apa saja yang akan dugunakan untuk mencapai tujuan tersebut.
2). Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua anggota organisasi.
3). Perencanaan merupakan proses yang terus menerus.
4). Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali
5). Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber – sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.
2.2.6. Fakor Waktu Perencanaan
Faktor waktu mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap perencanaan sumber – sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.
1). Waktu sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan yang efektif
2). Waktu sering diperlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variable – variable dan alternatife – alternatife ,karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3). Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
2.2 Pengorganisasian (Oraganizing)
2.2.1. Pengertian Organisasi
Organisai berasal dari bahsa yunani “organon” dan istilah latin “organum” yang berarti alat,bagian,anggota,atau badan.Adapun definsi organisasi menurut para ahli antara lain sebagai berikut.
James D.Mooney,mengatakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama .
Chester I.Barnard mengartikan organisasi sebagai suatu sistem dari pada aktifitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih .
Kedua definisi organisasi di atas memuat garis besar bahwa organisasi merupakan bentuk kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara sistematis untuk mencapai tujuan bersama.
Adapun ciri – cirri organisasi adalah sebagai berikut.
1). Adanya sekelompok orang – orang
2). Antar hubungan terjadi kerjasama yang harmonis,dan
3). kerjasama di dasarkan atas hak dan kewajiban atau tanggung jawab masing – masing orang untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
2.2.2. Misi dan Tujuan Organisasi
Misi merupakan maksud (khas) unik dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi lainya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal prodak dan pasar.
Tujuan adalah sesuatu yang akan dicapai pada masa yang akan datang.
Secara umum tujuan organisasi adalah sebagai berikut.
1). Mengatasi terbatasnya kemampuan ,kemauan dan sumber daya yang dimiliki guna mencapai tujuan secara efektif,efisien dan komprehensif .
2). Merupakan wadah memanfaatkan sumber daya dan teknologi bersama – sama untuk mengembangkan potensi dan spesialisasi yang dimilki seseorang dengan berbagai motif yakni,motif presatasi,motif uang ,motif kekuasaan dan motif penghargaan.
3). Organisasi sebagai pedoman kegiatan.Melalui penggambaran hasil – hasil akhir di waktu yangakan datang ,tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan penyaluran usaha – usaha dan kegiatan – kegiatan para anggota organisasi.
4). Sumber lgitimasi.Tujuan merupakan sumber legitimasi bagi suatu organisasi melalui pembenaran – pembenaran kegiatan – kegiatanya guna meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendaptkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan disekitarnya.
5). Standar pelaksanaan.Bila tujuan telah dinyatakan dengan jelas dan dipahami maka akan memberikan standar langsung bagi penlaian pelaksanaan kegiatan organisasi.
6). Dasar rasional pengorganisasian.Tujuan organisasi dan struktur organisasi berinteraksi dalam dalam kegiatan – kegiatanyang diperlukan untuk mencapai tujuan ,pola penggunaan sumber daya,implementasi berbagai unsur perancangan organisasi yang meliputi pola komunikasi,mekanisme,pengawasan,departementalisasi dan sebagainya.
2.2.3. Tipe – Tipe Tujuan
Ada lima tipe tujuan menurut sudut pandang komprehensif dan kepentingan ,yaitu:
1). Tujuan kemasyarakatan (societal goal).Katagori ini berkenaan dengan kelas- kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan – kebutuhan masyarakat.
2). Tujuan keluaran(output goal).Berkenaan dengan jenis – jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi – fungsi komponen ,misalnya barang konsumen,jasa bisnis,pendidikan dan lain lain
3). Tujuan system (system goal) yakni pernyataan atau cara pelaksanaan fungsi organisasi ,atau tidak tergantung pada barang atau jasa yang diproduksi atau tujuan yang diambil.
4). Tujuan produk(product goal) aatau lebih jelasnya tujuan karakterisktik produk.Contohnya penekanan pada barang atau jasa yang diproduksi .
5). Tujuan turunan (derived goal) yaitu tujuan digunakan organisasi unutk meletakan kekuasaan dalam pencapaian tujuan – tujuan lain.Misalnya,maksud politik,kebijakan investasi dan lain – lain.
2.2.4. Proses Penetapan Tujuan
Proses penetaoan tujuan merupakan usaha untuk menciptakan tujuan dan nilai – nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organsasi .Ada unsur- unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan suatu organisasi untuk menciptakan nilai – nilai tersebut adalah sebagai berikut:
1). Bahwa barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat bermanfaat paling sedikit sama dengan harganya.
2). Bahwa barang atau jasa dapat memuaskan konsumen atau pelanggan.
3). Bahwa teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing.
4). Bahwa dengan kerja keras dan dukungan dari seluruh sumber daya organisasi dapat beroperasi dengan lebih baik dari sekadar menjaga kelangsungan hidup ,yaitu pertumbuhan dan juga untuk dapat menghasilkan laba atau keuntungan .
5). Bahwa pelayanaan manajemen akan memberikan public image yang menguntungkan.
6). Perusahaan mempunyai konsep diri yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada karyawan dan para pemegang saham organisasi.
2.2.5. Bidang – Bidang Tujuan
Peter Darker mengidentifikasikan secara terperinci delapan bidang pokok dimana perusahaan harus menetapkan tujuan .Bidang – bidang tujuan itu antara lain adalah sebagai berikut.
1). Posisi pasar.Bagian pasar yan paling baik dapat ditentukan amalui analisa langganan dan produk atau jasa , segmen pasar atau kelompok yang akan memebeli produk dan jasa serta saluran distrbusi
2). Produktifitas.Prduktifitas atai efisiensi adalah rasio antara masukan dengan keluaran organisasi.
3). Sumber daya phisik dan keuangan ,tujuan yang harus di tetapkan dengan memperhatikan mesin dan peralatan penyediaan bahan baku.
4). Profitabilitas.Tujuan laba penting untuk mencapai tujan – tujuan lain menyangkut,penelitian dan pengembangan yang dibutuhkan untuk inovasi ,kekuatan keuangan untuk mengganti mesin dan peralatan ,dan pengupahan yang dbutuhkan untuk menarik personalia.
5). Inovasi.Ada kebutuhan terus menerus akan produk atau jasa baru dan inovatif ,walaupun sesuatu yang baru selalu mengandung resiko ,tetapi juga mempunyai kemungkinan hasil yang tinggi.
6). Prestasi dan pengembangan manajer.Organisasi perlu mempertimbangkan kualitas pelaksanaan manajemen dan untuk menjamin pengembangan pada manajer dari berbagai tingkatan .
7). Prestasi dan sikap karyawan Karyawan operatif melaksanakan sebagian besar pekerjaan normal dan rutin disetiap organisasi.
8). Tanggung jawab sosial dan publik.Tujuan – tujuan ini ditetapkan perusahaan untuk menengani boikot public ,kegiatan hokum ,kegiatan pemerintah dan kelompok – kelompok yang berkepentingan .
2.2.6. Manajemen By Objectif
Manajemen by objective atau sering disingkat MBO adalah manajemen dengan sistem pelaksanaanya menitik beratkan spesifikasi sasaran dan penetapan kualitas hasil (output) yang harus dicapai.
Sepertihalnya proses manajemen yang lain,seperti manajemen berdasarkan sasaran,menejemen berdasaran hasil,manajemen by objective(MBO) juga memilki proses yang sama dengan manajemen yang lain .Hanya penamaanya saja yang berbeda.Aktualisanya adalah proses partisipasif seluruh manajemen dengan alat ukur hasil.
MBO mengembangkan hubungan antar fungsi perencanaan,pengawasan.MBO,sebagai pelaksananya.Jadi,MBO dapat diartikan sebagai kegiatan penetapan tujuan – tujuan umum oleh para manejer dan bawahan yang bekerja sama ,menentukan tanggungjawab utama setiap individu yang dirumuskan secara jelas dalam bentuk hasil – hasil yang dapat diukur yang diharapkan ,dan penggunaan ukuran tersebut sebagai pedoman pengoperasian satuan kerja serta penilaian sumbangan masing – masing anggota.
Adapun urutan langkah – langkah yang diambil dalam pelaksanaan sistem ini adalah sebagai berikut:
1).Jumlah hasil yang dicapai
2).metode yang dipakai
3).waktu pelaksanaan dan waktu berakhirnya suatu pekerjaan
4).fasilitas,dana,sarana,dan wewenang
5).personel pelaksanaan dan pembagian tugas
6).penilaian dari apa yang dicapai
MBO memilki kelebihan dan kekurangan. Kelebihan MBO antara lain sebagai berikut.
a.Program MBO yang efektif menjadikan manajer dan jajaranya pada tiap tingkatan memiliki komitmen pada program terhadap pencapaian tujuan – tujuan pribadi,organisasi serta peoses MBO itu sendiri.
b.Komunikasi efektif penetapan tujuan dari manajemen tingkat atas pada manajemen yang ada di bawahnya.
c.MBO yang efektif mejadikan setiap manajer dan bawahanya merumuskan tanggung jawab dan tujuan jabatan mereka secara jelas.Maksud dari penetapan tujuan pada setiap tingkatan adalah untuk membantu karyawan memahami secara jelas apa yang diharapkan dapat tercapai .Tujuan setiap individu harus dikonsultasikan antara individu dan atasnya.
Sedangkan kekurangan atau kelemahan MBO adalah sebagi berikut.
Partisipasi yang tidak terkontrol .Derajat partisipasi bawahan dalam penetapan tujuan dapat sangat berfariasi.Pada satu sisi ekstrim bawahan mungkin berpaartisipasinya hanya dengan kehadiranya ketika ditetapkan tujuan oleh manajemen.Pada sisi ekstrim lain bawahan akan bebas untuk menetapkan tujuan mereka sendiri dan metode pencapaianya.
Manajer akan menghadapi pelbagai macam program penetapan tujuan dalam organisasi,maka manajer perlu memperhatikan unsur – unsur yang diperlukan bagi efektivitas MBO,antara lain sebagai berikut.
a.Mendidik dan melatih manajer.Agar MBO sukses,manajer harus memahami dan mempunyai kemampuan yang sesuai.Mereka harus dididik tentang prosedur dan kebaikan – kebaikan sistem serta ketrampilan – ketrampilan yang diperlukan.
b.Merumuskan tujuan secara jelas.Manajer dan bawahan harus dipuaskan bahwa tujuan adalah realistik dan mudah dipahami,serta akan digunakan untuk mengevaluasi prestasi.
c.Menunjukan komitmen manajemen puncak secara kontinyu.Manajemen puncak harus melakukan usaha – usaha bersama untuk menjaga sistem tetap hidup dan berfungsi sepenuhnya.
d.Membuat umpan balik efektif.Penetapan tujuan bukan merupakan suatu insentif atau formula yang memadai,peninjauan kembali secara umum dan umpan balik atas hasil – hasil tetap perlu.
e.Mendorong partisipasi dan kepercayaan pada seluruh tingkatan manajemen.Manajer harus bersedia melepaskan pelbagai pengawasan langsung terhadap bawahan dan mendorong bawahan untuk mengambil peranan lebih aktif dalam perumusan dan pencapaian tujuan mereka sendiri.
2.3 Pengarahan (Directing)
2.3.1 Prinsip-prinsip Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:
1). Prinsip mengarah pada tujuan
Tujuan pokok dari pengarahan nampak dari prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri, artinya dalam melaksanakan fungsi pengrahan perlau mendapatkan dukungan/bantuan dari faktor-faktor lain seperti : perencanaan, struktur organisasi. Tenaga kerja yagn cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.
2). Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhanya yagn mungkin tidak sama persis dengan tujuan perusahaan. Mereka menghendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang tidak terlalu besar ; dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan tujuan perusahaan.
3). Prinsip kesatuan komando
Prinsip komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggungjawab para bawahan. Bilamana bwahan hanya memiliki satu jalur di dalam melaporkan segala kegiatannya, dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, sera makin besar ras tanggungjawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.
2.3.2 Cara-cara Pengarahan
1). Orientasi
Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberiakn informasi supaya kegiatn dapat dilakukan dengan baik. Biasanya orienatasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengertian dengan berbagai masalah yang dihadapinya.
2). Perintah
Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada kedaaan tertentu. Adapun perintah yang diberikan kepada bawahanya dapat berupa:
a.Perintah umum dan khusus
b.Printah lisan dan tertulis
c.perintah formal dan non formal
3). Delegasi wewenang
1. Pengertian Delegasi Wewenang
Delegasi adalah pelimpahan dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melakukan tugas tertentu. Jadi delegasi wewenang adalah Proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya.
Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan yaitu :
a) Pendelegasi menetapkan dan memberitahukan tujuan dan tugas kepada bawahannya.
b) Pendelegasi melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas.
c) Penerimaan delegasi, baik implicit atau eksplisit menimbulkan kewajiban atau tanggungjawab.
d) Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.
2. Alasan-Alasan Pendelegasian
a) Agar organisasi berfungsi lebih efisien
b) Manajer dapat memusatkan tenaganya kepada tugas-tugas prioritas yang lebih penting.
c) Bawahan dapat tumbuh, berkembang dan sebagai alat untuk belajar dari kesalahan.
3. Pedoman Klasik untuk Delegasi Efektif
Prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi efektif adalah:
1. Prinsip scalar
Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang mengubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan kepada organisasi untuk mengetahui:
a. Kepada siapa dia dapat mendelegasikan
b. Siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya
c. Kepada siapa dia bertanggung jawab
Dalam proses penyusunan garis otoritas diperlukan kelengkapan pendelegasian wewenang, yaitu semua tugas yang piperlukan dibagi habis. Hal ini digunakan untuk menghindari:
a) Gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak ada penanggung jawabnya
b) Overlaps, yaitu tanggungjawab yang sama diberikan kepada lebih dari satu orang.
c) Splits, yaitu tanggungjawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu-satuan organisasi.
2. Prinsip kesatuan perintah (unity of command)
Menyatakan setiap orang dalam setiap organisasi harus melapor kepada satu atasan. Melapor pada lebih pada satu atasan akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa dia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertangung jawab kepada lebih dari satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang jelek denga alas an banyaknya tugas dari atasan lain.
a) Tangung jawab, wewenang dan akuntabilitas
Prinsip-prinsip ini menyatakan bahwa:
Dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien.
Masing-masing orang dalam organisasi melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya secara efektif.
Akuntabilitas penerima tanggung jawab dan wewenang
4. Manfaat pendelegasian wewenang, yaitu:
a) Manajer mempunyai banyak kesempatan mencari dan menerima peningkatan tanggung jawab dari tingkatan manajer yang tinggi.
b) Memberikan kepuutsan yang lebih baik.
c) Pelimpahan yang efektif mempercepat pembuatan keputusan.
d) Melatih bawahan memikul tanggung jawab, melakukan penilaian dan meningkatkan keyakinan diri serta kejadian yang berinisiatif.
5. Hambatan terhadap pendelegasian yang efektif, yaitu:
a) Keengganan mendelegasikan wewenang.
b) Bawahan kurang percaya diri dan merasa tertekan jika dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar.
6. Syarat untuk delegasi yang efektif :
Kesediaan manajer untuk memberikan kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang dilimpahkan.
Komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan.
Meningkatkan kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derjat pelimpahan dalam suatu jangka waktu tertentu.
Bila tidak ada kemajuan dalam jangka waktu yang telah direncanakan, maka beberapa hambatan dalam hubungan antara atasan dan bawahan mungkin sudah bisa ditemukan (misalnya latihan yang tidak cukup, tidak adanya kepercayaan antara satu sama lain, komunikasi yang buruk).
Louis allen mengemukakan tentang teknik untuk membantu manajer dalam melakukan delegasi dengan efektif:
1. Tetapkan tujuan
Bawahan harus diberitahu maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada mereka.
2. Tegaskan tanggung jawab dan wewenang
Bawahan harus diberi informasi dengan jelas tentang apa yang harus mereka pertanggungjawabkan dan bagian dari sumber daya – sumber daya organisasi mana yang ditempatkan di bawah wewenangnya.
3. Berikan motivasi kepada bawahan
Manager dapat mendorong bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitive.
4. Meminta penyelesaian kerja
Manager memberikan pedoman, bantuan dan informasi kepada bawahan sedangkan bawahana harus melaksanakan pekerjaan sesungguhnya yang telah didelegasikan.
5. Berikan latihan
Manager perlu mengarahkan bawahan untuk mengembangkan pelaksanaan kerjanya.
6. Adakan pengawasan yang memadai
Sistem pengawasan yang terpercaya (seperti laporan mingguan) dibuat agar manager tidak perlu menghabiskan dengan memeriksa pekerjaan bawahan terus menerus.
2.3.3. Komunikasi
American Training Director memberiakn definisi komunikasi sebagai pertukanran fikiran atau informasi supaya terdapat saling pengertian serta hubungan antara manusia-manusia secara serasi. Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan sarana-sarana seperti telepon, telegram, telex, radio, televisi, surat kabar, majalah dan sejenisnya: atau dapat pula dengan memakai merk, label, catalog dan sebagainya. Dengan menggunakan komunikasi seperti ini diharapkan komunikasi dapat lebih efektif dan efisien. Untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatikan beberapa prinsio berikut :
1). Komunikasi harus jelas
2). Prinsip integritas
3). Prinsip penggunaan organisasi informal
2.3.4 Motivasi
Selain metode, factor manusianya sangat menentukan, Biarpun metode yang dipakai kurang sempurna, tetapi jika masing-masing individu mempunyai keinginan yang besar untuk bekerja dengan baik, maka kemungkinan mencapai sukses akan semakin besar. Ini tidak berarti bahwa motivasi dapat menjadikan kedudukan dari perencanaan, pengotganisasian, pengawasa; keduanya saling mengisi. Jadi dalam memberikan motivasi, menejer berkewajiban mempengaruhi tugas-tugas yang selaras dengan organisasi. Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu :
1). Motivasi positif
2). Motivasi negative
2.4 Pengkoordinasian (Coordinating)
2.4.1. Pengertian Koordinasi
Koordinasi berasal dari kata bahasa Inggris coordination yang berarti being co-ordinate, yaitu adanya koordinat yang bersamaan dari dua garis dalam bidang datar, yang dapat diartikan bahwa dua garis yang berpotongan pada koordinat tertentu. Di dalam administrasi, koordinasi bersangkutpaut dengan penyerasian serta penyatuan tindakan dari sekelompok orang (William H. Newman).
Koordinasi adalah penyerasian yang teratur usaha-usaha untuk menyiapkan jumlah yang cocok menurut mestinya, waktu dan pengarahan pelaksanaan hingga menghasilkan tindakan-tindakan harmonis dan terpadu menuju sasaran yang telah ditentukan. (george R. Terry).
Koordinasi adalah proses pemaduan sasaran dan kegiatan dari unit-unit kerja yang terpisah untuk dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif. (James AF Stoner).
Koordinasi adalah bekerja bersama seerat-eratnya dibawah seorang pemimpin. (Penjelasan UUD).
2.4.2. Kebutuhan akan koordinasi
Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan antar satuan-satuan pelaksana. Bila tugas tersebut memerlukan aliran informasi antar satuan, derajat komunikasi adalah yang paling baik. Derajat koordinasi yang tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan serta lingkungan yang selalu berubah. Begitu juga organisasi yang memiliki tujuan yang tinggi, akan memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi pula.
Untuk mencapai koordinasi yang efektif perlu adanya peningkatan spesialisasi.Semakin besar tingkat spesialisasi, akan semakin sulit bagi para manajer untuk melakukan koordinasi. Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch telah mengemukakan empat tipe pebedaan dalam sikap dan cara kerja diantara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi yang mempersulit tugas pengkoordinasian bagian-bagian organisasi secara efektif yaitu:
1).Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
2).Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah waktu jangka panjang.
3).Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
4).Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
2.4.3. Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, akan semakin membutuhkan informasi.
Ada tiga pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif yaitu :
Teknik-teknik manajemen dasar Meningkatkan koordinasi potensial Mengurangi kebutuhan akan koordinasi
Aturan dan prosedur
Hirarki menjerial
Penetapan tujuan dan rencana Investasi dalam system informasi
Membangun hubungan-hubungan kesamping Menciptakan sumber daya tambahan
Menciptakan tugas-tugas yang berdiri sendiri
Tabel. Tiga pendekatan untuk koordinasi yang efektif
Mekanisme pengkoordinasian dasar
Mekanisme-mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi adalah komponen-komponen vital manajemen yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut.
1). Hirarki manajerial. Ini menyangkut rantai perintah, aliran informasi dan kerja, hubungan tanggung jawab yang jelas dapat menumbuhkan ingritas bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2). Aturan dan prosedur. Aturan-aturan dan prosedur-prosedur adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, seingga dapat juga dijadikan sebagai alat yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan.
3). Rencana dan penetapan tujuan. Pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadapat sasaran yang ingin dicapai.
2.4.4. Meningkatkan Koordinasi Potensial
Koordinasi potensial dibagi mennjadi dua cara yakni secara Vertikal dan Horizontal
.
System informasi Vertikal,merupakan perlatan dimana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi.
Hubungan-hubungan literal (Horizontal),merupakan pembuatan keputusan pada hirakari dimana informasi yang dibutuhkan berada. Ada beberapa hubungan literal antara lain sebagai berikut :
Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.Peranan pernghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.Pantia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.Pengintegrasian peranan-peranan, bila suatu produk atau jasa memerlukan perhatian khusus dan terus menerus, maka seorang manajer hendaknya mengintegrasikannya.Peranan penghubung manajerial, hal ini diperlukan bila pengintegrasian yang dilakukan tidak efektif mengkoordinasikan tugas tertentu.
2.5 Pengawasan (Controling)
2.5.1. Pengertian Pengawasan
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.
2.5.2. Bentuk-bentuk Pengawasan
1). Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2). Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3). Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
2.5.3. Tahap Proses Pengawasan
1). Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu
2). Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat
3). Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4). Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5). Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
2.5.4. Perancangan Proses Pengawasan
William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu :
1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan :
a. pengukuran input
b. hasil pada tahap awal
c. gejala yang dihadapi
d. kondisi perubahan yang diasumsikan
3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti.
2.5.5. Management By Exception (MBE)
MBE atau prinsip pengecualian, dengan titik perhatian pada pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan karyawan atau manajemen tingkat rendah untuk membuat variasinya. Ini digunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis dan rutin.
2.5.6. Manajemen Informasi System (MIS)
Ini memainkan peranan penting dalam pengawasan dan perencanaan yang efektif. Pengertian MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membuat proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
Tahap perancangan dari MIS yaitu :
1. survai pendahuluan dan perumusan masalah
2. desain konsepsual
3. desain terperinci
4. implementasi akhir
Agar MIS berjalan efektif maka harus memenuhi lima kriteria, yaitu :
1. Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem
3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
4. Adanya pengujian pendahuluan
5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai sistem.
Kriteria utama MIS efektif yaitu :
1. Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
2. Tepat waktu dalam pemakaiannya
3. Menekan biaya secara efektif
4. Sistem yang digunakan harus tepat dan akurat
5. Dapat diterima oleh yang bersangkutan
BAB. III
P E N U T U P
3.1 K e s i m p u l a n
Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (5) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing), pengkoordinasian (coordinating), dan fungsi pengawasan (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.
3.2 S a r a n
Penyusunan makalah ini dapat dianggap cukup,namun masih diperlukan tambahan perbaikan – perbaikan untuk menghasilkan makalah yang lebih baik lagi dan lengkap.
Adapun saran dari penyusun adalah perlu adanya perbaikan – perbaikan tambahan dari pembaca untuk kesempurnaan dalam pembuatan makalah ini,selain itu pula hendaknya pembaca perlu mengetahui manajemen serta mengimplementasikannya di setiap organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Abdullrachman,Arifin. Kerangka Pokok –Pokok Manajemen Umum,Jakarta : PT Ichtiar Baru Van Hoeve, 1979.
Allen, Louis. Management and Organisation. McGraw : New York, 1958
Etzioni, Amitai. A Comparative Analysis of Complex Organization. Free Fress : New York, 1961.
Handoko, T Hani. Manajemen Edisi II. BPFE : Yogyakarta, 2009.
Hasibuan, Malayu S P. Manajemen (Dasar,Pengertian dan Masalah) Jakarta :Bumi
Aksara, 2001.
Swastha, Basu dkk. Pengantar Bisnis Modern. Yogyakarta: Liberty, tth.
Terry R,George dan Rue, W Leslie. (Dasar – Dasar Manajemen Jakarta : Bumi Aksara, 2005.
By: Gugum Gumbira
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena dengan rahmat dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul Manajemen Umum. Tidak lupa saya ucapkan kepada dosen pembimbing dan teman-teman yang telah memberikan dukungan dalam menyelesaikan makalah ini. Makalah ini diajukan guna memenuhi tugas mata kuliah Pengantar Bisnis.
Penyusun menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini masih banyak terdapat kesalahan-kesalahan,baik dari segi pengetikan, maupun materi yang di sajikan oleh sebab itu, saran dan kritik dari semua pihak yang terkait sangat di harapkan.
Akhir kata semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca dan semua pihak yang memerlukannya.
Bogor, Desember 2010
P e n y u s u n
DAFTAR ISI
Kata Pengantar i
Daftar Isi ii
BAB I 1
Pendahuluan 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Permasalahan 1
1.3 Tujuan & Manfaat 2
BAB II 3
Pembahasan 3
2.1 Perencanaan (Planning) 3
2.2 Pengorganisasian (Organizating) 7
2.1 Pengarahan (Directing) 12
2.2 Pengkoorganisasian (Coordinating) 16
2.1 Pengawasan (Controling) 19
BAB III 22
Penutup 22
3.1 Kesimpulan 22
3.2 Saran 22
Daftar Pustaka 23
BAB. I
P E N D A H U L U A N
Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Sementara itu, Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal; dalam berbagai bidang seperti industri, pendidikan, kesehatan, bisnis, finansial dan sebagainya. Dengan kata lain efektif menyangkut tujuan dan efisien menyangkut cara dan lamanya suatu proses mencapai tujuan tersebut.
1.1 Latar Belakang
Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing), fungsi pengkoordinasian (coordinating) dan fungsi pengawasan (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.
Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Namun selain itu, beberapa ahli seperti Follet menganggap manajemen adalah sebuah seni. Hal ini disebabkan karena kepemimpinan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan sulit dipelajari.
1.2 Permasalahan
“siapa sajakah yang sebenarnya memakai manajemen “ apakah hanya digunakan di perusahaan saja atau apakah di pemerintahan saja. Manajemen diperlukan dalam segala bidang. Bentuk dan organisasi serta tipe kegiatan. Dimana orang-orang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.
1.3 Tujuan dan Manfaat
Tujuannya : Dalam perkuliahan Manajemen Umum khususnya dalam materi pembahasan fungsi manajemen bertujuan agar kita mengetahui dan memahami apa itu Manajemen Umum.
Manfaatnya :Dengan mengetahui dan fungsi manajemen secara umum dapat menambah pengetahuan dan mengimplementasikannya guna menciptakan sumber daya manusia yang handal dan berkualitas.
Isi makalah manajemen umum
BAB. II
P E M B A H A S A N
2.1 Perencanaan (Planning)
2.1.1. Definisi Perencanaan
Perencanaan (planning ) adalah fungsi dasar atau fungsi fundamental manajemen,karena organizing ,actualing dan controlling pun harus terlebih dahulu direncanakan .Perencanaan dihubungkan masalah “memilih “ artinya memilih tujuan dan cara terbaik dari beberapa alternatife yang ada.
Perencanaan merupakan kumpulan dari banyak keputusan .Planing adalah suatu proses untuk menentukan rencana(plan).Dengan kata lain,perencanaan diproses oleh perencana (planer) dan hasilna adalah rencana.
Adapun para ahli manajemen mendefinisikan perencanaan sebagai berikut.
George R.Tery mengatakan bahwa perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi mengenaai masa depan dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan – kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan .
Harold Koonzt dan Cyriil O’Donnel mendefinisikan perencanaan sebagai fungsi seorang manajer memilih tujuan – tujuan ,kebijakan – kebijakan ,prosedur – prosedur ,progam – program dari alternative yang ada.
Louise A.Allen mengartikan perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan .
Billy E.Gots mengatakan bahwa perencanaan adalah pilihan fundamental dan masalah perencanaan timbul jika terdapat alternatife- alternatife.
Dari berbagai definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perencanaan pekerjaan mental untuk memilih sasaran ,kebijakan ,prosedur ,dan program yang diperlukan untuk mencapai apa yang diinginkan pada maa yangakan datang .
Setiap rencana mempunyai tujuan yang hendak dicapai dan telah ditentukan sebelumnya.
Menurut T.Hani Handoko (1992:84-85) paling sedikit ada lima dasar pengklasifikasian rencana – rencana sebagai berikut.
1). Bidang fungsional ,mencakup rencana produksi ,pemasaran,keuangan dan personalia.Setiap faktor memerlukan perencanaan yang berbeda.
2). Tingakatan operasional termasuk keseluruhan organisasi atau satuan – satuan kerja organisasi .Teknik – teknik dan isi perencanaan berbeda untuk tingkatan yang bebeda pula.
3). Karakteristik – karakteristik (sifat) recana,meliputi faktor – fakor kompleksitas,fleksibilitas ,kompleksitas,fleksibilitas,keformalan ,kerahasiaan ,biaya,rasionalitas,kuantitatif dan kulaitatif.
4). Waktu menyangkut rencana jangka pendek,menengah dan jangka panjang.
5). Unsur – unsur rencana dalam wujud anggaran ,program,prosedur ,kebijakan dan sebagainya.
2.1.2. Empat Tahap Dasar Perencanaan
1). Menetapkan tugas dan tujuan
Tugas dapat diartikan sebagai apa yang harus dilakukan ,sedangkan tujuan merupakan suatu atau nilai yang akan diperoleh. Penetapan tujuan harus dirumuskan dengan jelas melalui penggambaran hasil – hasil yang hendak dicapai diwaktu yang akan datang.
Tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan penyaluran usaha – usaha dan kegiatan – kegiatan para anggota organisasi.Tujuan harus mengena pada apa yang “harus” dan “tidak harus “ dilakukan.Tujuan juga harus disosialisasikan dengan baik kepada seluruh anggota sebelum laksanakan.
2). Observasi dan analisa
Merumuskan keadaan saat ini dan yang akan datang .Menentukan faktor – faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul ,maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan langkah yang akan dilakukan .
3). Identifikasi segala hambatan/Mengadakan kemungkinan – kemungkinan
Yakni melakukan identifikasi dan pengadaan alternatife – alternatife untuk mengahadapi pelbagai kemungkinan yang akan terjadi.
4). Membuat sintesa
Sintesa yaitu alternatife yang akan dipilih dari kemungkinan – kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sintesa dari kemungkinan – kemungkinan tersebut.
2.1.3. Perencanaan strategic
Wu (1984) mendefinisikan perencanaan stretegik sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi,penerapan tujuan orgnanisasi dan penentuan organisasi – organisasi.Perencanaan strategi sebagai proses penentuan tujuan – tujuan dari organisasi dan strategi – strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.
Pada dasarnya perencanaan strategi meliputi :
1).Proses evaluasi lingkungan luar organisasi
2).Penetapan tujuan
3).Penentuan strategi
2.1.4.Unsur – Unsur Perencanaan
Harus di pahami bahwa perencanaan akan menghadapi faktor – faktor yang tidak pasti dan dapat berubah – ubah sehingga terhadap lingkungan tersebut sangat sulit untuk dilakukan.
Adapun unsur – unsur perencanaan adalah sebagai berikut.
1). Tujuan
2). Policy
3). Prosedur
4). Progress
5). Program
2.1.5. Fungsi Dan Manfaat Perencanaan
Fungsi dan manfaat perencanaan bersamaan dengan perkembangan dunia modern dalam berbagai bentuk organisasi yang ada sangat penting antara lain sebagai berikut.
1). Memuat garis – garis tujuan yang baik yang berjangka pendek,menengah maupun jangka panjang serta cara – cara apa saja yang akan dugunakan untuk mencapai tujuan tersebut.
2). Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua anggota organisasi.
3). Perencanaan merupakan proses yang terus menerus.
4). Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali
5). Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber – sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.
2.2.6. Fakor Waktu Perencanaan
Faktor waktu mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap perencanaan sumber – sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.
1). Waktu sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan yang efektif
2). Waktu sering diperlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variable – variable dan alternatife – alternatife ,karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3). Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
2.2 Pengorganisasian (Oraganizing)
2.2.1. Pengertian Organisasi
Organisai berasal dari bahsa yunani “organon” dan istilah latin “organum” yang berarti alat,bagian,anggota,atau badan.Adapun definsi organisasi menurut para ahli antara lain sebagai berikut.
James D.Mooney,mengatakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama .
Chester I.Barnard mengartikan organisasi sebagai suatu sistem dari pada aktifitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih .
Kedua definisi organisasi di atas memuat garis besar bahwa organisasi merupakan bentuk kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara sistematis untuk mencapai tujuan bersama.
Adapun ciri – cirri organisasi adalah sebagai berikut.
1). Adanya sekelompok orang – orang
2). Antar hubungan terjadi kerjasama yang harmonis,dan
3). kerjasama di dasarkan atas hak dan kewajiban atau tanggung jawab masing – masing orang untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
2.2.2. Misi dan Tujuan Organisasi
Misi merupakan maksud (khas) unik dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi lainya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal prodak dan pasar.
Tujuan adalah sesuatu yang akan dicapai pada masa yang akan datang.
Secara umum tujuan organisasi adalah sebagai berikut.
1). Mengatasi terbatasnya kemampuan ,kemauan dan sumber daya yang dimiliki guna mencapai tujuan secara efektif,efisien dan komprehensif .
2). Merupakan wadah memanfaatkan sumber daya dan teknologi bersama – sama untuk mengembangkan potensi dan spesialisasi yang dimilki seseorang dengan berbagai motif yakni,motif presatasi,motif uang ,motif kekuasaan dan motif penghargaan.
3). Organisasi sebagai pedoman kegiatan.Melalui penggambaran hasil – hasil akhir di waktu yangakan datang ,tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan penyaluran usaha – usaha dan kegiatan – kegiatan para anggota organisasi.
4). Sumber lgitimasi.Tujuan merupakan sumber legitimasi bagi suatu organisasi melalui pembenaran – pembenaran kegiatan – kegiatanya guna meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendaptkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan disekitarnya.
5). Standar pelaksanaan.Bila tujuan telah dinyatakan dengan jelas dan dipahami maka akan memberikan standar langsung bagi penlaian pelaksanaan kegiatan organisasi.
6). Dasar rasional pengorganisasian.Tujuan organisasi dan struktur organisasi berinteraksi dalam dalam kegiatan – kegiatanyang diperlukan untuk mencapai tujuan ,pola penggunaan sumber daya,implementasi berbagai unsur perancangan organisasi yang meliputi pola komunikasi,mekanisme,pengawasan,departementalisasi dan sebagainya.
2.2.3. Tipe – Tipe Tujuan
Ada lima tipe tujuan menurut sudut pandang komprehensif dan kepentingan ,yaitu:
1). Tujuan kemasyarakatan (societal goal).Katagori ini berkenaan dengan kelas- kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan – kebutuhan masyarakat.
2). Tujuan keluaran(output goal).Berkenaan dengan jenis – jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi – fungsi komponen ,misalnya barang konsumen,jasa bisnis,pendidikan dan lain lain
3). Tujuan system (system goal) yakni pernyataan atau cara pelaksanaan fungsi organisasi ,atau tidak tergantung pada barang atau jasa yang diproduksi atau tujuan yang diambil.
4). Tujuan produk(product goal) aatau lebih jelasnya tujuan karakterisktik produk.Contohnya penekanan pada barang atau jasa yang diproduksi .
5). Tujuan turunan (derived goal) yaitu tujuan digunakan organisasi unutk meletakan kekuasaan dalam pencapaian tujuan – tujuan lain.Misalnya,maksud politik,kebijakan investasi dan lain – lain.
2.2.4. Proses Penetapan Tujuan
Proses penetaoan tujuan merupakan usaha untuk menciptakan tujuan dan nilai – nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organsasi .Ada unsur- unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan suatu organisasi untuk menciptakan nilai – nilai tersebut adalah sebagai berikut:
1). Bahwa barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat bermanfaat paling sedikit sama dengan harganya.
2). Bahwa barang atau jasa dapat memuaskan konsumen atau pelanggan.
3). Bahwa teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing.
4). Bahwa dengan kerja keras dan dukungan dari seluruh sumber daya organisasi dapat beroperasi dengan lebih baik dari sekadar menjaga kelangsungan hidup ,yaitu pertumbuhan dan juga untuk dapat menghasilkan laba atau keuntungan .
5). Bahwa pelayanaan manajemen akan memberikan public image yang menguntungkan.
6). Perusahaan mempunyai konsep diri yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada karyawan dan para pemegang saham organisasi.
2.2.5. Bidang – Bidang Tujuan
Peter Darker mengidentifikasikan secara terperinci delapan bidang pokok dimana perusahaan harus menetapkan tujuan .Bidang – bidang tujuan itu antara lain adalah sebagai berikut.
1). Posisi pasar.Bagian pasar yan paling baik dapat ditentukan amalui analisa langganan dan produk atau jasa , segmen pasar atau kelompok yang akan memebeli produk dan jasa serta saluran distrbusi
2). Produktifitas.Prduktifitas atai efisiensi adalah rasio antara masukan dengan keluaran organisasi.
3). Sumber daya phisik dan keuangan ,tujuan yang harus di tetapkan dengan memperhatikan mesin dan peralatan penyediaan bahan baku.
4). Profitabilitas.Tujuan laba penting untuk mencapai tujan – tujuan lain menyangkut,penelitian dan pengembangan yang dibutuhkan untuk inovasi ,kekuatan keuangan untuk mengganti mesin dan peralatan ,dan pengupahan yang dbutuhkan untuk menarik personalia.
5). Inovasi.Ada kebutuhan terus menerus akan produk atau jasa baru dan inovatif ,walaupun sesuatu yang baru selalu mengandung resiko ,tetapi juga mempunyai kemungkinan hasil yang tinggi.
6). Prestasi dan pengembangan manajer.Organisasi perlu mempertimbangkan kualitas pelaksanaan manajemen dan untuk menjamin pengembangan pada manajer dari berbagai tingkatan .
7). Prestasi dan sikap karyawan Karyawan operatif melaksanakan sebagian besar pekerjaan normal dan rutin disetiap organisasi.
8). Tanggung jawab sosial dan publik.Tujuan – tujuan ini ditetapkan perusahaan untuk menengani boikot public ,kegiatan hokum ,kegiatan pemerintah dan kelompok – kelompok yang berkepentingan .
2.2.6. Manajemen By Objectif
Manajemen by objective atau sering disingkat MBO adalah manajemen dengan sistem pelaksanaanya menitik beratkan spesifikasi sasaran dan penetapan kualitas hasil (output) yang harus dicapai.
Sepertihalnya proses manajemen yang lain,seperti manajemen berdasarkan sasaran,menejemen berdasaran hasil,manajemen by objective(MBO) juga memilki proses yang sama dengan manajemen yang lain .Hanya penamaanya saja yang berbeda.Aktualisanya adalah proses partisipasif seluruh manajemen dengan alat ukur hasil.
MBO mengembangkan hubungan antar fungsi perencanaan,pengawasan.MBO,sebagai pelaksananya.Jadi,MBO dapat diartikan sebagai kegiatan penetapan tujuan – tujuan umum oleh para manejer dan bawahan yang bekerja sama ,menentukan tanggungjawab utama setiap individu yang dirumuskan secara jelas dalam bentuk hasil – hasil yang dapat diukur yang diharapkan ,dan penggunaan ukuran tersebut sebagai pedoman pengoperasian satuan kerja serta penilaian sumbangan masing – masing anggota.
Adapun urutan langkah – langkah yang diambil dalam pelaksanaan sistem ini adalah sebagai berikut:
1).Jumlah hasil yang dicapai
2).metode yang dipakai
3).waktu pelaksanaan dan waktu berakhirnya suatu pekerjaan
4).fasilitas,dana,sarana,dan wewenang
5).personel pelaksanaan dan pembagian tugas
6).penilaian dari apa yang dicapai
MBO memilki kelebihan dan kekurangan. Kelebihan MBO antara lain sebagai berikut.
a.Program MBO yang efektif menjadikan manajer dan jajaranya pada tiap tingkatan memiliki komitmen pada program terhadap pencapaian tujuan – tujuan pribadi,organisasi serta peoses MBO itu sendiri.
b.Komunikasi efektif penetapan tujuan dari manajemen tingkat atas pada manajemen yang ada di bawahnya.
c.MBO yang efektif mejadikan setiap manajer dan bawahanya merumuskan tanggung jawab dan tujuan jabatan mereka secara jelas.Maksud dari penetapan tujuan pada setiap tingkatan adalah untuk membantu karyawan memahami secara jelas apa yang diharapkan dapat tercapai .Tujuan setiap individu harus dikonsultasikan antara individu dan atasnya.
Sedangkan kekurangan atau kelemahan MBO adalah sebagi berikut.
Partisipasi yang tidak terkontrol .Derajat partisipasi bawahan dalam penetapan tujuan dapat sangat berfariasi.Pada satu sisi ekstrim bawahan mungkin berpaartisipasinya hanya dengan kehadiranya ketika ditetapkan tujuan oleh manajemen.Pada sisi ekstrim lain bawahan akan bebas untuk menetapkan tujuan mereka sendiri dan metode pencapaianya.
Manajer akan menghadapi pelbagai macam program penetapan tujuan dalam organisasi,maka manajer perlu memperhatikan unsur – unsur yang diperlukan bagi efektivitas MBO,antara lain sebagai berikut.
a.Mendidik dan melatih manajer.Agar MBO sukses,manajer harus memahami dan mempunyai kemampuan yang sesuai.Mereka harus dididik tentang prosedur dan kebaikan – kebaikan sistem serta ketrampilan – ketrampilan yang diperlukan.
b.Merumuskan tujuan secara jelas.Manajer dan bawahan harus dipuaskan bahwa tujuan adalah realistik dan mudah dipahami,serta akan digunakan untuk mengevaluasi prestasi.
c.Menunjukan komitmen manajemen puncak secara kontinyu.Manajemen puncak harus melakukan usaha – usaha bersama untuk menjaga sistem tetap hidup dan berfungsi sepenuhnya.
d.Membuat umpan balik efektif.Penetapan tujuan bukan merupakan suatu insentif atau formula yang memadai,peninjauan kembali secara umum dan umpan balik atas hasil – hasil tetap perlu.
e.Mendorong partisipasi dan kepercayaan pada seluruh tingkatan manajemen.Manajer harus bersedia melepaskan pelbagai pengawasan langsung terhadap bawahan dan mendorong bawahan untuk mengambil peranan lebih aktif dalam perumusan dan pencapaian tujuan mereka sendiri.
2.3 Pengarahan (Directing)
2.3.1 Prinsip-prinsip Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:
1). Prinsip mengarah pada tujuan
Tujuan pokok dari pengarahan nampak dari prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri, artinya dalam melaksanakan fungsi pengrahan perlau mendapatkan dukungan/bantuan dari faktor-faktor lain seperti : perencanaan, struktur organisasi. Tenaga kerja yagn cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.
2). Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhanya yagn mungkin tidak sama persis dengan tujuan perusahaan. Mereka menghendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang tidak terlalu besar ; dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan tujuan perusahaan.
3). Prinsip kesatuan komando
Prinsip komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggungjawab para bawahan. Bilamana bwahan hanya memiliki satu jalur di dalam melaporkan segala kegiatannya, dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, sera makin besar ras tanggungjawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.
2.3.2 Cara-cara Pengarahan
1). Orientasi
Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberiakn informasi supaya kegiatn dapat dilakukan dengan baik. Biasanya orienatasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengertian dengan berbagai masalah yang dihadapinya.
2). Perintah
Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada kedaaan tertentu. Adapun perintah yang diberikan kepada bawahanya dapat berupa:
a.Perintah umum dan khusus
b.Printah lisan dan tertulis
c.perintah formal dan non formal
3). Delegasi wewenang
1. Pengertian Delegasi Wewenang
Delegasi adalah pelimpahan dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melakukan tugas tertentu. Jadi delegasi wewenang adalah Proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya.
Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan yaitu :
a) Pendelegasi menetapkan dan memberitahukan tujuan dan tugas kepada bawahannya.
b) Pendelegasi melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas.
c) Penerimaan delegasi, baik implicit atau eksplisit menimbulkan kewajiban atau tanggungjawab.
d) Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.
2. Alasan-Alasan Pendelegasian
a) Agar organisasi berfungsi lebih efisien
b) Manajer dapat memusatkan tenaganya kepada tugas-tugas prioritas yang lebih penting.
c) Bawahan dapat tumbuh, berkembang dan sebagai alat untuk belajar dari kesalahan.
3. Pedoman Klasik untuk Delegasi Efektif
Prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi efektif adalah:
1. Prinsip scalar
Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang mengubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan kepada organisasi untuk mengetahui:
a. Kepada siapa dia dapat mendelegasikan
b. Siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya
c. Kepada siapa dia bertanggung jawab
Dalam proses penyusunan garis otoritas diperlukan kelengkapan pendelegasian wewenang, yaitu semua tugas yang piperlukan dibagi habis. Hal ini digunakan untuk menghindari:
a) Gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak ada penanggung jawabnya
b) Overlaps, yaitu tanggungjawab yang sama diberikan kepada lebih dari satu orang.
c) Splits, yaitu tanggungjawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu-satuan organisasi.
2. Prinsip kesatuan perintah (unity of command)
Menyatakan setiap orang dalam setiap organisasi harus melapor kepada satu atasan. Melapor pada lebih pada satu atasan akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa dia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertangung jawab kepada lebih dari satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang jelek denga alas an banyaknya tugas dari atasan lain.
a) Tangung jawab, wewenang dan akuntabilitas
Prinsip-prinsip ini menyatakan bahwa:
Dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien.
Masing-masing orang dalam organisasi melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya secara efektif.
Akuntabilitas penerima tanggung jawab dan wewenang
4. Manfaat pendelegasian wewenang, yaitu:
a) Manajer mempunyai banyak kesempatan mencari dan menerima peningkatan tanggung jawab dari tingkatan manajer yang tinggi.
b) Memberikan kepuutsan yang lebih baik.
c) Pelimpahan yang efektif mempercepat pembuatan keputusan.
d) Melatih bawahan memikul tanggung jawab, melakukan penilaian dan meningkatkan keyakinan diri serta kejadian yang berinisiatif.
5. Hambatan terhadap pendelegasian yang efektif, yaitu:
a) Keengganan mendelegasikan wewenang.
b) Bawahan kurang percaya diri dan merasa tertekan jika dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar.
6. Syarat untuk delegasi yang efektif :
Kesediaan manajer untuk memberikan kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang dilimpahkan.
Komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan.
Meningkatkan kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derjat pelimpahan dalam suatu jangka waktu tertentu.
Bila tidak ada kemajuan dalam jangka waktu yang telah direncanakan, maka beberapa hambatan dalam hubungan antara atasan dan bawahan mungkin sudah bisa ditemukan (misalnya latihan yang tidak cukup, tidak adanya kepercayaan antara satu sama lain, komunikasi yang buruk).
Louis allen mengemukakan tentang teknik untuk membantu manajer dalam melakukan delegasi dengan efektif:
1. Tetapkan tujuan
Bawahan harus diberitahu maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada mereka.
2. Tegaskan tanggung jawab dan wewenang
Bawahan harus diberi informasi dengan jelas tentang apa yang harus mereka pertanggungjawabkan dan bagian dari sumber daya – sumber daya organisasi mana yang ditempatkan di bawah wewenangnya.
3. Berikan motivasi kepada bawahan
Manager dapat mendorong bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitive.
4. Meminta penyelesaian kerja
Manager memberikan pedoman, bantuan dan informasi kepada bawahan sedangkan bawahana harus melaksanakan pekerjaan sesungguhnya yang telah didelegasikan.
5. Berikan latihan
Manager perlu mengarahkan bawahan untuk mengembangkan pelaksanaan kerjanya.
6. Adakan pengawasan yang memadai
Sistem pengawasan yang terpercaya (seperti laporan mingguan) dibuat agar manager tidak perlu menghabiskan dengan memeriksa pekerjaan bawahan terus menerus.
2.3.3. Komunikasi
American Training Director memberiakn definisi komunikasi sebagai pertukanran fikiran atau informasi supaya terdapat saling pengertian serta hubungan antara manusia-manusia secara serasi. Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan sarana-sarana seperti telepon, telegram, telex, radio, televisi, surat kabar, majalah dan sejenisnya: atau dapat pula dengan memakai merk, label, catalog dan sebagainya. Dengan menggunakan komunikasi seperti ini diharapkan komunikasi dapat lebih efektif dan efisien. Untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatikan beberapa prinsio berikut :
1). Komunikasi harus jelas
2). Prinsip integritas
3). Prinsip penggunaan organisasi informal
2.3.4 Motivasi
Selain metode, factor manusianya sangat menentukan, Biarpun metode yang dipakai kurang sempurna, tetapi jika masing-masing individu mempunyai keinginan yang besar untuk bekerja dengan baik, maka kemungkinan mencapai sukses akan semakin besar. Ini tidak berarti bahwa motivasi dapat menjadikan kedudukan dari perencanaan, pengotganisasian, pengawasa; keduanya saling mengisi. Jadi dalam memberikan motivasi, menejer berkewajiban mempengaruhi tugas-tugas yang selaras dengan organisasi. Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu :
1). Motivasi positif
2). Motivasi negative
2.4 Pengkoordinasian (Coordinating)
2.4.1. Pengertian Koordinasi
Koordinasi berasal dari kata bahasa Inggris coordination yang berarti being co-ordinate, yaitu adanya koordinat yang bersamaan dari dua garis dalam bidang datar, yang dapat diartikan bahwa dua garis yang berpotongan pada koordinat tertentu. Di dalam administrasi, koordinasi bersangkutpaut dengan penyerasian serta penyatuan tindakan dari sekelompok orang (William H. Newman).
Koordinasi adalah penyerasian yang teratur usaha-usaha untuk menyiapkan jumlah yang cocok menurut mestinya, waktu dan pengarahan pelaksanaan hingga menghasilkan tindakan-tindakan harmonis dan terpadu menuju sasaran yang telah ditentukan. (george R. Terry).
Koordinasi adalah proses pemaduan sasaran dan kegiatan dari unit-unit kerja yang terpisah untuk dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif. (James AF Stoner).
Koordinasi adalah bekerja bersama seerat-eratnya dibawah seorang pemimpin. (Penjelasan UUD).
2.4.2. Kebutuhan akan koordinasi
Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan antar satuan-satuan pelaksana. Bila tugas tersebut memerlukan aliran informasi antar satuan, derajat komunikasi adalah yang paling baik. Derajat koordinasi yang tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan serta lingkungan yang selalu berubah. Begitu juga organisasi yang memiliki tujuan yang tinggi, akan memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi pula.
Untuk mencapai koordinasi yang efektif perlu adanya peningkatan spesialisasi.Semakin besar tingkat spesialisasi, akan semakin sulit bagi para manajer untuk melakukan koordinasi. Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch telah mengemukakan empat tipe pebedaan dalam sikap dan cara kerja diantara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi yang mempersulit tugas pengkoordinasian bagian-bagian organisasi secara efektif yaitu:
1).Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
2).Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah waktu jangka panjang.
3).Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
4).Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
2.4.3. Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, akan semakin membutuhkan informasi.
Ada tiga pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif yaitu :
Teknik-teknik manajemen dasar Meningkatkan koordinasi potensial Mengurangi kebutuhan akan koordinasi
Aturan dan prosedur
Hirarki menjerial
Penetapan tujuan dan rencana Investasi dalam system informasi
Membangun hubungan-hubungan kesamping Menciptakan sumber daya tambahan
Menciptakan tugas-tugas yang berdiri sendiri
Tabel. Tiga pendekatan untuk koordinasi yang efektif
Mekanisme pengkoordinasian dasar
Mekanisme-mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi adalah komponen-komponen vital manajemen yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut.
1). Hirarki manajerial. Ini menyangkut rantai perintah, aliran informasi dan kerja, hubungan tanggung jawab yang jelas dapat menumbuhkan ingritas bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2). Aturan dan prosedur. Aturan-aturan dan prosedur-prosedur adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, seingga dapat juga dijadikan sebagai alat yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan.
3). Rencana dan penetapan tujuan. Pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadapat sasaran yang ingin dicapai.
2.4.4. Meningkatkan Koordinasi Potensial
Koordinasi potensial dibagi mennjadi dua cara yakni secara Vertikal dan Horizontal
.
System informasi Vertikal,merupakan perlatan dimana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi.
Hubungan-hubungan literal (Horizontal),merupakan pembuatan keputusan pada hirakari dimana informasi yang dibutuhkan berada. Ada beberapa hubungan literal antara lain sebagai berikut :
Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.Peranan pernghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.Pantia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.Pengintegrasian peranan-peranan, bila suatu produk atau jasa memerlukan perhatian khusus dan terus menerus, maka seorang manajer hendaknya mengintegrasikannya.Peranan penghubung manajerial, hal ini diperlukan bila pengintegrasian yang dilakukan tidak efektif mengkoordinasikan tugas tertentu.
2.5 Pengawasan (Controling)
2.5.1. Pengertian Pengawasan
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.
2.5.2. Bentuk-bentuk Pengawasan
1). Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2). Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3). Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
2.5.3. Tahap Proses Pengawasan
1). Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu
2). Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat
3). Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4). Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5). Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
2.5.4. Perancangan Proses Pengawasan
William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu :
1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan :
a. pengukuran input
b. hasil pada tahap awal
c. gejala yang dihadapi
d. kondisi perubahan yang diasumsikan
3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti.
2.5.5. Management By Exception (MBE)
MBE atau prinsip pengecualian, dengan titik perhatian pada pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan karyawan atau manajemen tingkat rendah untuk membuat variasinya. Ini digunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis dan rutin.
2.5.6. Manajemen Informasi System (MIS)
Ini memainkan peranan penting dalam pengawasan dan perencanaan yang efektif. Pengertian MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membuat proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
Tahap perancangan dari MIS yaitu :
1. survai pendahuluan dan perumusan masalah
2. desain konsepsual
3. desain terperinci
4. implementasi akhir
Agar MIS berjalan efektif maka harus memenuhi lima kriteria, yaitu :
1. Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem
3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
4. Adanya pengujian pendahuluan
5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai sistem.
Kriteria utama MIS efektif yaitu :
1. Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
2. Tepat waktu dalam pemakaiannya
3. Menekan biaya secara efektif
4. Sistem yang digunakan harus tepat dan akurat
5. Dapat diterima oleh yang bersangkutan
BAB. III
P E N U T U P
3.1 K e s i m p u l a n
Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (5) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing), pengkoordinasian (coordinating), dan fungsi pengawasan (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.
3.2 S a r a n
Penyusunan makalah ini dapat dianggap cukup,namun masih diperlukan tambahan perbaikan – perbaikan untuk menghasilkan makalah yang lebih baik lagi dan lengkap.
Adapun saran dari penyusun adalah perlu adanya perbaikan – perbaikan tambahan dari pembaca untuk kesempurnaan dalam pembuatan makalah ini,selain itu pula hendaknya pembaca perlu mengetahui manajemen serta mengimplementasikannya di setiap organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Abdullrachman,Arifin. Kerangka Pokok –Pokok Manajemen Umum,Jakarta : PT Ichtiar Baru Van Hoeve, 1979.
Allen, Louis. Management and Organisation. McGraw : New York, 1958
Etzioni, Amitai. A Comparative Analysis of Complex Organization. Free Fress : New York, 1961.
Handoko, T Hani. Manajemen Edisi II. BPFE : Yogyakarta, 2009.
Hasibuan, Malayu S P. Manajemen (Dasar,Pengertian dan Masalah) Jakarta :Bumi
Aksara, 2001.
Swastha, Basu dkk. Pengantar Bisnis Modern. Yogyakarta: Liberty, tth.
Terry R,George dan Rue, W Leslie. (Dasar – Dasar Manajemen Jakarta : Bumi Aksara, 2005.
By: Gugum Gumbira
Langganan:
Posting Komentar (Atom)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar